O que é Capacity Planning e como funciona?

O Capacity Planning, ou na tradução livre: Planejamento de Capacidade é um indicador pouco explorado pelas empresas, mas muito importante.

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Através do Capacity Planning um gestor consegue determinar qual é a capacidade de uma equipe em desenvolver e concluir projetos.

Montar projetos e enviar para uma equipe de trabalho é uma tarefa fácil, porém, conseguir mensurar em quanto tempo tal trabalho pode ser concluído é algo que poucas empresas conseguem fazer.

Com o Capacity Planning há como mensurar se o projeto pode ser concluído em determinado período e até se a equipe tem capacidade de assumir mais projetos.

Uma empresa com muitos projetos, provavelmente precisará de um Capacity Planning mais afiado.

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Como aplicar o Capacity Planning?

Há diversas variáveis que devem ser analisadas na hora de construir um mapa de Capacity Planning.

Dentre as variáveis nós temos;

  • Tempo;
  • Equipamentos exigidos;
  • Dias, feriados e finais de semanas;
  • Quantidade de pessoas e suas especialidades;
  • Variáveis externas e demais variáveis.

Não é fácil conseguir elaborar um mapa completo, mas, através dele, o gestor da equipe terá condições de mensurar um tempo hábil para concluir um projeto.

Exemplo: em um período de final de ano, onde nós temos alguns feriados alocados nos últimos dias de dezembro, qualquer projeto que cair nesse período pode exigir mais tempo para ser concluído, ou o investimento de, mas recursos.

Talvez, a alocação de um determinado projeto, mais extenso, pode ser feito no intuito de economizar recursos evitando o pagamento de horas extras.

Já projetos mais extensos podem ser desenvolvidos em janeiro ou em meses de poucos feriados.

A necessidade de alugar ou comprar equipamentos é outra variável que pode influenciar no Capacity Planning.

Não é possível exigir da equipe a entrega mais rápida de um projeto, caso os membros da equipe não tenham os equipamentos necessários.

Desse modo o investimento na compra ou no aluguel e até na capacitação da equipe para a gestão de tais tecnologias é necessária.

Por ser muito amplo, o Capacity Planning é um indicador importante e relevante na hora da gestão de projetos e equipes.

Benefícios do Capacity Planning

Adotando o Capacity Planning em sua empresa você terá condições de poupar recursos e maximizar o tempo e projetos.

Ou seja, a sua empresa vai ganhar performance e consequentemente será mais competitiva no mercado.

Ao criar o mapa de Capacity Planning com os dados referentes às pessoas, equipamentos, tempo e projetos, a empresa aloca todas as peças de forma que menos recursos sejam gastos e mais projetos finalizados.

Os benefícios vão além do ganho de performance, com o Capacity Planning a empresa poderá se comunicar melhor com os clientes.

Planejar projetos e passar datas de entrega dos projetos será uma experiência mais agradável com o Capacity Planning.

Se outras companhias não conseguem entregar trabalhos sem que haja novos ajustes nas datas de entrega, a empresa que desenvolver um bom Capacity Planning pode ganhar mais mercado e oferecer novas alternativas, diferente dos concorrentes.

Erros se tornaram menores e pouco recorrentes. Ao aplicar o Capacity Planning em sua companhia as tarefas vão ganhar padrões.

Desse modo, mesmo aqueles profissionais sem aptidão para determinadas tarefas vão conseguir desempenhar o serviço.

Ao utilizar o Capacity Planning você também conhecerá melhor aqueles com quem trabalha. Além de alocar melhor os equipamentos, tempo e estrutura, você precisa alocar as pessoas de forma eficiente. Para isso é necessário conhecer melhor os profissionais.

O Capacity Planning também ajuda a organizar os projetos

Como o gestor terá em mãos um mapa contendo todas as informações que podem influenciar na entrega dos projetos, existe a possibilidade do gestor conceder prioridade ou não para os projetos, maximizando o tempo.