O que é regime de caixa?

Regime de caixa é um regime contábil no qual as contas de receita e despesa só são contabilizadas quando o dinheiro efetivamente entra ou sai do caixa da empresa.

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Esse regime é diferente do regime de competência, no qual o registro de entradas e saídas ocorre quando o contrato é de fato realizado.

Ou seja, não é preciso esperar sua confirmação através de entradas e saídas do caixa.

O regime de caixa é importante pois permite que a empresa seja tributada somente com base nos valores recebidos e não quando gera suas notas fiscais.

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Para que serve o regime de caixa?

A principal razão de ser do regime de caixa é que nem sempre a compra e o pagamento ocorrem no mesmo momento.

Hoje em dia é comum o parcelamento de compras. 

Muitas vezes ocorre da compra ser paga em um período de tempo longo. Um carro ou uma casa, por exemplo, podem levar anos para serem quitados.

Há casos especiais em que investimentos somente começam a fazer o pagamento da aquisição de bens de capital em períodos de tempo longos, como meses ou anos após a assinatura do contrato de compra.

Inclusive, não é pouco comum consumidores e empresas comprarem e não pagarem.

Sendo assim, uma vez que só será contabilizado o dinheiro que foi de fato recebido e no momento em que foi recebido, temos que o regime de caixa segue o fluxo de caixa da empresa. 

Com isso, caso a empresa receba um valor em parcelas, ele só será computado no momento em que cada uma delas for realmente paga. 

O regime de caixa permite também que a empresa não seja tributada sobre uma receita que ainda não recebeu.

Isso ajuda muitos, pois, em casos de cheques sem fundo ou calotes, por exemplo, o empresário não terá a penalização adicional do tributo referente a receita da venda não efetivada.

Quais empresas podem optar pelo regime de caixa?

Podem optar pelo regime de caixa qualquer micro ou pequena empresa. 

Mais especificamente, aquelas que aderem ao Lucro Presumido e ao Simples Nacional.

O Lucro Presumido é a forma de se apurar o quanto a empresa deve pagar de IRPJ e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). 

Para calcular o valor devido de impostos, a Receita Federal presume o quanto do faturamento da empresa foi de lucro.

Podem optar pela tributação com base no Lucro Presumido as pessoas jurídicas, não obrigadas à apuração do Lucro Real.

Também podem optar por esse regime empresas cuja receita bruta total no ano-calendário imediatamente anterior tenha sido igual ou inferior a R$78 milhões.

Já o Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos aplicável às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte.

Participam desse regime empresas que apresentam faturamento limitado a R$4,8 milhões por ano, dentre outras condições a mais.

Cuidados necessários com o regime de caixa

É importante deixar claro que, embora seja simples, o regime de caixa requer cuidado para não gerar problemas fiscais e de fluxo de caixa.

Primeiramente, é preciso manter um controle rígido da contabilidade do fluxo de caixa, registrando toda entrada e saída do caixa que a empresa precisará pagar. 

O ideal é a utilização de um software financeiro que auxilie a fazer este controle, tanto para manter o fluxo de caixa seguro quanto para evitar problemas fiscais.

O segundo cuidado é referente ao fato do regime de caixa só descontar despesas no momento em que o dinheiro sai da conta da sua indústria.

Isso pode gerar problemas caso a empresa não se atente aos prazos e fluxos de pagamentos e acabe se descuidando.

Pode acontecer, por exemplo, da empresa fazer uma nova dívida influenciada pela ausência de saídas em um mês específico e negligenciar as saídas futuras, referente aos pagamentos de compras já feitas.