O que é Lean Office

Lean Office é a aplicação da filosofia da eliminação de desperdício dentro do escritório, através de medidas enxutas que aprimoram as atividades administrativas de uma empresa.

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Esta prática é uma forma adaptada do Lean Manufacturing, sendo que este busca aplicar a eliminação de desperdício na fabricação de produtos nas grandes indústrias.

A utilização do Lean Office é muito relevante para as empresas que procuram otimizar seus processos administrativos eliminando desperdícios no fluxo de informação e na execução de atividades.  

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Como surgiu o Lean Office

Traduzido de modo literal como “escritório enxuto”, o Lean Office, como já dito, é um derivado do termo “Lean Manufacturing”, que é o termo utilizado para denominar os conceitos e métodos de trabalho aplicados no Sistema Toyota Produção (STP). 

Após a Segunda Guerra Mundial, o Japão precisava se reerguer e reinventar o seu modo de produção para dar conta da demanda de diversos produtos necessários para a reconstrução do país. 

Resumidamente, eles criaram o STP, processo produtivo no qual não eles não precisam de altos estoques, há uma produção eficiente e conseguem um fluxo de caixa muito rápido, atendendo diversas demandas.

Assim, esse modelo de produção enxuta foi chamado, posteriormente, de “Lean Manufacturing” e o termo ficou famoso com o livro “A máquina que mudou o mundo”, publicado em 1990, no qual falava sobre esse sistema de produção. 

De lá para cá, o modelo “Lean” passou a ser adaptado para outros tipos de empresas e organizações não industriais, dando abertura para o surgimento do “Lean Office”.

Os desperdícios do Lean Office

A adaptação do modelo “Lean” para o trabalho administrativo requer um outro olhar para os desperdícios. Isto porque, nas fábricas, só era necessário combater os desperdícios que eram vistos e facilmente reconhecidos.

Contudo, os desperdícios estão presentes no processo administrativo e podem atrapalhar a boa execução das atividades. Alguns deles são:

  • Falta de padronização;
  • Longos tempo de espera das atividades;
  • Erros nos dados de entrada;
  • Produção de documentos sem utilidade;
  • Tarefas manuais que poderiam ser feitas via software ou aplicativos.

Vantagens do Lean Office

Apesar do foco da redução dos desperdícios ser no processo produtivo, existem várias ferramentas do Lean Manufacturing que podem ser adaptadas ao Lean Office, trazendo essa melhoria para o processo administrativo e aumentando a rentabilidade da empresa. 

As principais vantagens de se aplicar o Lean Office são:

  • Redução do trabalho em processo, ou seja, menos pilhas de papel nas mesas;
  • Diminuição do tempo de processamento de algumas atividades, principalmente em dias de fechamento contábil, já que se eliminou as tarefas sem valor agregado;
  • Reorganização do ambiente de trabalho
  • Redução de etapas dos processos administrativos;
  • Maior envolvimento dos funcionários;
  • Balanceamento e controle das atividades;
  • Maior controle da informação produzida, pois estas estarão mais fáceis de serem encontradas;
  • Melhor sistemática para identificar problemas
  • Maior flexibilidade para lidar com diferentes demandas do mercado.

Como implementar o Lean Office

Os quatro passos recomendados para implementar o Lean Office são:

  • Identificar o valor na empresa: trata-se de identificar o desperdício, sempre com base nos objetivos estratégicos que devem ser atingidos pelo escritório, e mapear as atividades que agregam valor e aquelas que não. 
  • Elevar o valor agregados nos processos: implementar ferramentas enxutas que eliminem ou reduzam os desperdícios identificados na etapa anterior, auxiliando no fluxo de informação e produtividade do processo;
  • Padronizar o novo fluxo de valor: padronizar o novo processo para que ele se estabilize, fornecendo, principalmente, treinamentos para que todos os funcionários compreendam como aplicar o novo modelo no dia a dia;
  • Estimular a melhoria contínua: após o término das etapas anteriores, deve-se sempre continuar buscando o melhor desempenho para a empresa. 

Portanto, para além de uma ferramenta, o Lean Office é uma cultura de valores que devem ser inseridos na empresa. 

Dessa forma, não é necessário grandes investimentos financeiros para ter sucesso com essa prática. O mais importante é mudar a mentalidade da empresa e treinar os trabalhadores para o uso dessas novas ferramentas.