O que é folha de pagamento?

Folha de pagamento é um documento que contém informações sobre a remuneração que os funcionários de uma empresa recebem.

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A folha de pagamento é um documento de emissão obrigatória a ser feito pelas empresas, cujo objetivo é servir para fiscalização trabalhista e previdenciária. 

Neste caso, toda empresa é obrigada a preparar a folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os empregados que trabalham nela. 

A obrigatoriedade é regulada pelos artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999.

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Como funciona a folha de pagamento?

Embora a folha de pagamento seja um documento de obrigatoriedade da empresa, não há qualquer modelo oficial para a sua emissão.

Isso significa que é permitido que seja elaborada de acordo com a necessidade de cada corporação.

Entretanto, a folha de pagamento deve conter todas as informações legais previstas, cumprindo uma função operacional, contábil e fiscal.

Essas informações estão contidas na legislação, mais especificamente no art. 225, inciso I e § 9º e 273 do RPS – Decreto nº 3.048/99.

Com isso, a folha de pagamento, por mais simples que seja, deve apresentar pelo menos os seguintes elementos:

  • Discriminação do nome dos funcionários, indicando cargo, função ou serviço prestado;
  • Valor bruto dos salários;
  • Descontos realizados, como INSS, contribuição sindical, FGTS, Vales, etc;
  • Número de dias trabalhados;
  • Valores de horas extras, adiantamentos;
  • Valor bruto e líquido do salário.
  • Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratado por prazo determinado;
  • Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
  • Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Da folha de pagamento é gerado o recibo de pagamento, que indica os dados que constam da folha referente a cada um dos empregados, devendo a estes ser entregue.

Como fazer a folha de pagamento?

O cálculo da folha de pagamento exige conhecimentos específicos e costuma ficar a cargo do departamento pessoal nas empresas. 

Neste ponto, muitas organizações optam por terceirizar o serviço e contam com o auxílio de uma empresa de contabilidade, para que todos os valores sejam observados com precisão.

Nas empresas, a folha de pagamento é constituída pela soma de todos os registros financeiros de um funcionário, como: salários, vencimentos, descontos e bônus. 

Nesse cálculo, devem entrar itens como as horas extras, os descontos de benefícios (vale-transporte e alimentação, por exemplo) e a incidência de impostos.

Assim, deve a contabilidade transformar todos os fatores envolvidos na relação de trabalho em valores, expressos por meio de códigos, referências e percentuais, que têm como resultado a folha de pagamento.

Os detalhes de como fazer a folha de pagamento estão contidos no artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II, os quais são transcritos a seguir:

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;”

Apesar de parecer difícil, o cálculo do salário, INSS e horas dos funcionários da empresa pode ser uma tarefa fácil, desde que as informações estejam bem organizadas.

Isso é facilmente conseguido com o uso de planilhas de excel para a apuração dos valores a serem inseridos na folha de pagamentos.

Ter essa planilha controlada diariamente dá a sua empresa uma direção clara sobre as despesas que ela tem com cada funcionário.

Além de facilitar na hora de formatar a folha de pagamentos, o controle desses dados é fundamental na gestão de pessoas de qualquer empresa.