O que é Duplicata?

A Duplicata é um documento utilizado para comprovar a negociação de compra e venda de um serviço ou produto.

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Através da Duplicata uma parte irá pagar a mesma e assim a outra parte receberá os valores, ou seja, aquele que adquiriu o bem ou serviço vai pagar aquele que fez o serviço ou vendeu o produto.

A Duplicata não é um contrato ou documento que assegura ou confirma a negociação entre as partes, mas é através da Duplicata que o negócio pode ser quitado.

Vale destacar que a Duplicata possui legislação própria, através da Lei nº 5.474/1968.

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Duplicata na Prática

Quando uma pessoa presta serviço ou faz a venda para outra pessoa uma das formas de estabelecer a venda e o pagamento é através da Duplicata.

A emissão da Duplicata fica por conta do Sacador, que nada mais do que a pessoa que receberá o valor da Duplicata.

A emissão será contra o Sacado. O Sacado é aquele que vai pagar a Duplicata e assim passará os valores para o Sacador.

Normalmente além da Duplicata é emitida uma nota fiscal de compra ou serviço e juntamente com a mesma é emitida a Duplicata.

A Nota Fiscal é um documento válido perante a Receita Federal, sendo que a partir da Nota a contabilidade consegue mensurar os impostos que serão cobrados da empresa que está emitindo, e caso a tributação da empresa que esteja recebendo a nota seja compatível, haverá possibilidade de compensação.

Portanto, comparando a Nota Fiscal e a Duplicata, ambas possuem certa relevância, mas perante as questões fiscais, a Nota Fiscal é mais relevante.

Após o pagamento da Duplicata, normalmente o despertamento financeiro da empresa insere junto da mesma o comprovante de pagamento.

A Duplicata junto do comprovante de pagamento se torna um documento comprobatório do pagamento

Se porventura o Sacador não reconhecer o pagamento, a Duplicata junto do comprovante são documentos comprobatórios.

Características da Duplicata

A Duplicata quando emitida é gerada com uma série de características. Dentre elas nós temos os seguintes dados:

  • Endereço do Sacador;
  • Cidade e estado do Sacador;
  • Telefone do Sacador;
  • CNPJ do Sacador;
  • Inscrição Estadual (IE) do Sacador;
  • Data do processamento;
  • Número da nota fiscal do produto ou serviço adquirido;
  • Data da emissão da duplicata;
  • Número da duplicata;
  • Valor do produto/serviço;
  • Vencimento do documento;
  • Nome do sacado;
  • Endereço de cobrança contendo estados, cidade, bairro e CEP;
  • Telefone;
  • Praça de pagamento;
  • CNPJ da empresa que aceita a duplicata;
  • IE da empresa que aceita a duplicata.

Vale destacar que a Duplicata emitida só pode estar vinculada a uma Nota Fiscal, ou um único processo.

Por exemplo: o Sacador não pode emitir uma Duplicata para diversas Notas Fiscais, ou para vários documentos. Uma Duplicata para cada Nota e documento.

Benefícios da Duplicata

Com a utilização da Duplicata como forma de pagamento a empresa que recebe as mesmas têm como organizar melhor seus pagamentos.

Os pagamentos geralmente são feitos respeitando a data do vencimento da Duplicata. Portanto a empresa pode fazer uma gestão junto ao departamento financeiro verificando os dias de vencimento e realizando os agendamentos de forma prévia.

Ao conhecer de antemão as datas que os pagamentos serão realizados a companhia consegue se organizar financeiramente evitando eventuais “furos de caixa”.

Posteriormente, com os pagamentos realizados, a empresa pode anexar junto de cada Duplicata o seu respectivo comprovante de pagamento.

Desse modo a empresa terá os documentos completos e caso haja algum problema com algum dos pagamentos, os comprovantes e Duplicatas estarão à disposição para serem analisados.

Não restam dúvidas que as Duplicatas são essenciais no mundo corporativo e na contabilidade. Sem elas os reconhecimentos de pagamento e os próprios pagamentos se tornam mais difíceis e menos seguros.