O que é Duplicata?
A Duplicata é um documento utilizado para comprovar a negociação de compra e venda de um serviço ou produto.
→ Carteira Recomendada? Faça um Diagnóstico Online e Receba uma Carteira Gratuita.
Através da Duplicata uma parte irá pagar a mesma e assim a outra parte receberá os valores, ou seja, aquele que adquiriu o bem ou serviço vai pagar aquele que fez o serviço ou vendeu o produto.
A Duplicata não é um contrato ou documento que assegura ou confirma a negociação entre as partes, mas é através da Duplicata que o negócio pode ser quitado.
Vale destacar que a Duplicata possui legislação própria, através da Lei nº 5.474/1968.
→ Ficou na Dúvida Sobre Investimentos? Baixe Grátis o Dicionário do Investidor.
Duplicata na Prática
Quando uma pessoa presta serviço ou faz a venda para outra pessoa uma das formas de estabelecer a venda e o pagamento é através da Duplicata.
A emissão da Duplicata fica por conta do Sacador, que nada mais do que a pessoa que receberá o valor da Duplicata.
A emissão será contra o Sacado. O Sacado é aquele que vai pagar a Duplicata e assim passará os valores para o Sacador.
Normalmente além da Duplicata é emitida uma nota fiscal de compra ou serviço e juntamente com a mesma é emitida a Duplicata.
A Nota Fiscal é um documento válido perante a Receita Federal, sendo que a partir da Nota a contabilidade consegue mensurar os impostos que serão cobrados da empresa que está emitindo, e caso a tributação da empresa que esteja recebendo a nota seja compatível, haverá possibilidade de compensação.
Portanto, comparando a Nota Fiscal e a Duplicata, ambas possuem certa relevância, mas perante as questões fiscais, a Nota Fiscal é mais relevante.
Após o pagamento da Duplicata, normalmente o despertamento financeiro da empresa insere junto da mesma o comprovante de pagamento.
A Duplicata junto do comprovante de pagamento se torna um documento comprobatório do pagamento
Se porventura o Sacador não reconhecer o pagamento, a Duplicata junto do comprovante são documentos comprobatórios.
Características da Duplicata
A Duplicata quando emitida é gerada com uma série de características. Dentre elas nós temos os seguintes dados:
- Endereço do Sacador;
- Cidade e estado do Sacador;
- Telefone do Sacador;
- CNPJ do Sacador;
- Inscrição Estadual (IE) do Sacador;
- Data do processamento;
- Número da nota fiscal do produto ou serviço adquirido;
- Data da emissão da duplicata;
- Número da duplicata;
- Valor do produto/serviço;
- Vencimento do documento;
- Nome do sacado;
- Endereço de cobrança contendo estados, cidade, bairro e CEP;
- Telefone;
- Praça de pagamento;
- CNPJ da empresa que aceita a duplicata;
- IE da empresa que aceita a duplicata.
Vale destacar que a Duplicata emitida só pode estar vinculada a uma Nota Fiscal, ou um único processo.
Por exemplo: o Sacador não pode emitir uma Duplicata para diversas Notas Fiscais, ou para vários documentos. Uma Duplicata para cada Nota e documento.
Benefícios da Duplicata
Com a utilização da Duplicata como forma de pagamento a empresa que recebe as mesmas têm como organizar melhor seus pagamentos.
Os pagamentos geralmente são feitos respeitando a data do vencimento da Duplicata. Portanto a empresa pode fazer uma gestão junto ao departamento financeiro verificando os dias de vencimento e realizando os agendamentos de forma prévia.
Ao conhecer de antemão as datas que os pagamentos serão realizados a companhia consegue se organizar financeiramente evitando eventuais “furos de caixa”.
Posteriormente, com os pagamentos realizados, a empresa pode anexar junto de cada Duplicata o seu respectivo comprovante de pagamento.
Desse modo a empresa terá os documentos completos e caso haja algum problema com algum dos pagamentos, os comprovantes e Duplicatas estarão à disposição para serem analisados.
Não restam dúvidas que as Duplicatas são essenciais no mundo corporativo e na contabilidade. Sem elas os reconhecimentos de pagamento e os próprios pagamentos se tornam mais difíceis e menos seguros.