O que é Despesas Administrativas?

Despesas Administrativas são aquelas despesas vinculadas à área administrativa da empresa.

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Quando uma empresa faz um controle de custos aplicando o rateio das despesas, a controladoria da empresa tem como fazer a gestão das despesas de diferentes áreas da companhia.

Sendo que as Despesas Administrativas não estão ligadas às despesas operacionais, comerciais ou financeiras, por exemplo.

As Despesas Administrativas não envolvem valores que estão ligados aos custos ou a principal atividade produtiva da companhia, mas sim ao segmento administrativo da firma.

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Despesas administrativas na Prática

Como estamos tratando de rateio, as Despesas Administrativas podem englobar diferentes valores.

As áreas mais comuns que as Despesas Administrativas abordam são aquelas periféricas dentro de uma companhia.

Como os custos envolvendo a:

  • Controladoria;
  • Os pró-labores dos proprietários;
  • Salários dos administradores e pessoal da área;
  • Despesas do escritório;
  • Despesas com os custos envolvendo a manutenção da área administrativa da companhia;
  • Contabilidade;
  • Plano de saúde dos colaboradores do administrativo;
  • Cursos e treinamentos;
  • E demais despesas que estejam vinculadas a área.

Vale destacar que tais despesas podem fazer parte de outras áreas da empresa, porém, quando existe o rateio dos custos e despesas de tais valores são separados e assim dá para verificar com exatidão os valores de cada um dos departamentos.

Relevância das Despesas Administrativas

Quando uma empresa desenvolve o trabalho de análise dos custos e despesas considerando as origens dos valores em cada um dos departamentos, a companhia consegue fazer uma boa avaliação e até o controle sobre os gastos.

Vamos supor que a empresa esteja à procura da redução de custos, sendo que as Despesas Administrativas estão em um patamar elevado.

Ao verificar as contas analíticas, de forma mais criteriosa, o controlador da empresa vê que os valores referentes à contabilidade aumentaram muito.

Ao procurar uma solução para tal aumento, a gestão da empresa vê na terceirização uma solução.

Através da contratação de um escritório de contabilidade, as despesas com tal segmento podem reduzir em até 30%.

Sem falar nas reduções com energia, despesas de escritório e demais itens que deixariam de ser utilizados e economizados, já que a contabilidade seria terceirizada.

Observando essa possibilidade de analisar os valores e considerar alterações, o controle das despesas administrativas é essencial para uma empresa.

Despesas administrativas quando não controladas

Quando as Despesas Administrativas não são devidamente controladas, os custos e despesas da área podem se confundir com os valores de outros departamentos.

Ou seja, ao invés do empresário ter em mãos os custos e despesas rateados por departamentos, tudo estará englobado em uma mesma conta e, portanto, serão consideradas de forma unificada.

Isso gera problemas na análise, uma vez que as despesas em questão podem não ser só da área administrativa, mas de outras áreas.

No exemplo anterior nós mencionamos os valores referentes à contabilidade. Mas tais valores estariam de fácil acesso porque existe o rateio das despesas com a distinção entre as despesas de diferentes setores.

Quando isso não existe, o controlador ou a gestão da empresa não consegue determinar se aquilo pode ser trocado ou se os impactos sobre a performance da produção podem ser prejudicados.

Mesma coisa ocorre com despesas que são consideradas híbridas, ou seja, estão em todas as áreas de uma empresa.

Como o valor de energia, telefone, água e demais itens similares. Inclusive, se a empresa possui um aluguel.

O rateio é importante para determinar os custos de cada uma das áreas dentro da companhia.

Sem esse rateio, a gestão da empresa pode simplesmente cortar despesas onde os impactos podem alcançar a produção além da área administrativa.

Como a troca do empreendimento onde a empresa está localizada. De repente a produção pode funcionar em outra região, mas a administração pode permanecer no mesmo lugar, sem que haja o desligamento completo.

Com o rateio, dá para descobrir pelos metros quadrados alugados, se a área administrativa possui ou não um consumo elevado no aluguel.